Знакомство секретаря с руководителем коллегами

Персональный ассистент: кто, зачем и почему? Записки эксперта по подбору персонала

знакомство секретаря с руководителем коллегами

Представление и знакомство в процессе делового общения посредника – при знакомстве в офисе коллег или партнеров, при докладе о посетителе, По правилам хорошего тона секретарь обязан доложить руководителю о. В первый рабочий день руководитель обязан представить коллективу его нового сотрудника. Воспитанные люди всегда интересуются делами своих коллег. Этап предполагает практическое знакомство нового работника со. Секретарь, приглашая сотрудника к руководителю, обращает Улыбнитесь, отметьте новый наряд у женщин-коллег, элегантный галстук у мужчин. ступеньку в вашей карьере, завязать интересные знакомства.

Расскажите вкратце и об. Но контролируйте себя, чтобы рассказ о детях и счастливом супружестве не затянулся. Тут достаточно сказать, сколько лет вы уже женаты или замужем, и какого возраста у вас дети. Постарайтесь вести свой рассказ в шутливой, располагающей к себе форме. С юмором разбавьте те положительные сведения о себе, которые вы только что перечислили, упоминанием своих недостатков, пусть даже и мнимых.

Дайте понять коллегам, что юмор и самоирония вам вовсе не чужды, и вы не самовлюбленный хвастун. Расскажите о тех своих привычках, с которыми им придется столкнуться, работая с вами бок о бок: Можете упомянуть свои увлечения и попросите коллег вовремя останавливать вас, когда вы будете им надоедать рассказами о.

Попробуйте лучше понять, почему они поступают так, а не иначе, что движет ими, попытайтесь деликатно обратить их внимание на упущения. Сочувствие к окружающим, терпимость и доброжелательность — вот качества, которые будут высоко оценены сотрудниками. Интересоваться людьми, которые приходят к вам в офис, а тем более ждут приема вашего руководства, необходимо, но ни в коем случае не следует пытаться заинтересовать каждого вошедшего своей персоной — для секретаря это более чем актуально.

Не исключено, что от вас хотят под каким-либо благовидным предлогом получить информацию о фирме и ее руководстве, причем любого плана, даже негативную. А это рано или поздно раскроет и вашу, пусть невольную, роль в этой игре и отразится на всей дальнейшей карьере.

А все очень.

знакомство секретаря с руководителем коллегами

Вы, как преданный фирме сотрудник, стоящий на страже ее интересов ведь не случайно место у секретаря часто представляет собой форпост у входа в кабинет руководствавместо того чтобы болтать о себе и делах своего предприятия, напротив, искренне поинтересуйтесь посетителями, а если удастся завязать разговор, то, возможно, узнаете нечто большее, чем сухие официальные данные с визитки.

А если полученная информация придется кстати, возможно, будет заключена благодаря вам удачная сделка или улучшены уже сложившиеся отношения.

Роль секретаря в создании благоприятной атмосферы в коллективе

Приветствуйте посетителей радостно и с энтузиазмом. С этим же чувством отвечайте по телефону. Попытайтесь изменить свое настроение на положительное и поступать в соответствии с. Состояние счастья не зависит от внешних условий, оно внутри.

Находясь в одном и том же месте и имея одинаковое финансовое состояние, один может быть несчастлив, а другой, наоборот, переполнен счастьем. Ваша улыбка осветит офис и наполнит его дружественной атмосферой, и это будет притягивать к вам и вашей фирме только положительно настроенных людей. Находиться постоянно в состоянии бодрости, с улыбкой на устах вам поможет оптимизм, причем оптимизм как черта характера и как убеждение, жизненная установка. Не перебивайте, чтобы рассказать о себе самом, а лучше задайте уместные вопросы, на которые человеку посетителю или руководителю приятно будет ответить, поощряйте его, чтобы он как можно больше рассказывал о.

Говорите с ним о том, чего хочет. Если он вас обвиняет, обезоруживайте: Обязательно фиксируйте данные визиток посетителей. Тренируйте память на имена. А для фирм, нуждающихся в спонсорской помощи, очень актуальны и даты рождения руководителей крупных объединений, которые способны эту помощь оказать. И здесь напоминание секретаря своему руководству о необходимости поздравить по телефону или же лично не останется не замеченным. В крайнем случае можно будет воспользоваться электронной почтой, если вы, конечно, заранее позаботились об адресе.

Если вы намерены что-то доказать своему руководителю, то постарайтесь это сделать искусно, не вступая с ним в споры, а, напротив, преподнося это так, будто бы это его мнение, но он просто забыл. При этом не забудьте восхититься его находчивостью и прозорливостью. Не используйте категорических заявлений. Если к вам обратились с вопросом, желательно изначально правильно его понять.

Вникните в точку зрения и обстоятельства. Для этого необходимо дослушать говорящего, не перебивая, а затем только отвечать. Чтобы ответ был достаточно точным и компетентным, секретарю необходимо быть в курсе всего происходящего в фирме.

Он подобен рулевому у штурвала, и ему надо верно держать курс, который указывает руководитель организации. Избавьтесь от волнения, кто бы перед вами ни стоял, даже если сам президент. Это ваш пост, здесь вы — самый главный, и от того, как уверенно и четко вы будете работать, зависит отношение к вам и коллег, и посетителей, и конечно же руководства.

Следите за своей речью. Именно она является показателем нашей интеллигентности. Слова, произнесенные нами, говорят проницательному слушателю об обществе, в котором мы вращаемся, указывают на уровень нашего образования и культуры.

Живите сегодняшним днем, не забивая голову неразрешимыми вчерашними проблемами и тем, что может произойти. Избавьтесь от излишних и вполне оправданных беспокойств. Душевное спокойствие, как запах роз, привлекает людей. В течение всего рабочего дня ведутся: Должностная инструкция является составной частью всего пакета документов, необходимых для организации работы управленческого аппарата.

Организуйте свой рабочий день так, чтобы все успеть и для всех быть полезной.

знакомство секретаря с руководителем коллегами

Отдавайтесь своей работе, но не забывайте, что есть вопросы, которые не в вашей компетенции. Поэтому делайте только то, что вы должны делать. Главный инженер предприятия обычно считается правой рукой директора, а заместитель по коммерции — левой, но когда отсутствует секретарь — директор и вовсе без рук.

Руководитель, его стиль управления и секретарь Взаимоотношения с руководителем Общение с начальником — неотъемлемая часть работы секретаря-референта. При этом секретарю следует учитывать особенности характера руководителя, его привычки, знать его требования. Секретарь приходит на работу до руководителя. К приходу руководителя секретарь должен проверить, все ли в порядке в кабинете, подготовить необходимые документы, канцелярские принадлежности, проверить работу компьютера и оргтехники.

Требования, предъявляемые к секретарю

Кабинет должен быть проветрен и убран. Иногда для хорошего настроения руководителю с утра необходимы чашка горячего кофе или чая и проветренный кабинет. Эта работа не потребует значительного времени. Вам хватит и 10 минут. Но тем самым вы сможете повлиять на настроение начальника на целый рабочий день. Помните, что это вы делаете не только для начальника, но и для. Помните, что настроение начальника во многом зависит от мелочей.

Никогда не следует обсуждать своего руководителя, как бы вы к нему ни относились. Не нужно выяснять отношения с клиентами, шефом, коллегами, не переносите свои неприятные домашние эмоции в офис, ваше настроение не должно негативно влиять на других, плохое расположение духа не переносите на отношения с людьми на работе.

Очень важное правило — нельзя путать деловые отношения и личные. Отношения секретаря и руководителя уже стали темой не одного десятка анекдотов.

Однако многим секретарям порой бывает не до смеха, да и начальникам. В нашей стране так повелось, что отношения секретаря и начальника часто подразумевают не только деловые отношения. Это связано с тем, что женщины и мужчины имеют различные представления о допустимых нормах общения, о сексуально направленном поведении. Часто обычное доброжелательное поведение женщины воспринимается мужчиной как приглашение к ухаживанию.

Хорошее настроение и легкий, ни к чему не обязывающий флирт могут расцениваться как призыв к более свободным отношениям. Именно поэтому мужчины так любят обвинять женщин в провокационном поведении. Очень часто приходится слышать в разговоре двух секретарей вопрос: Профессионализм, компетентность женщины как потенциального работника рассматриваются только в случае положительного ответа.

Чтобы не попасть в двусмысленную ситуацию, необходимо придерживаться некоторых правил поведения на работе: В некоторых случаях мужчина может понять, что с вами не стоит вести себя подобным образом, и оставит вас в покое. Постарайтесь стать незаменимой для руководителя в его профессиональной деятельности, и тогда он, возможно, не будет проявлять к вам повышенный интерес как к женщине в опасении потерять профессионального работника.

Помните, что намного труднее найти профессионального секретаря, чем девушку для развлечений.

Этикет служебных, деловых отношений

При взаимоотношениях с руководителем хотелось бы обратить внимание на рассмотрение такого вопроса как общение с разгневанным шефом. Как гласит народная мудрость лучше предупредить болезнь, чем потом её лечить. Так и с начальником. В кабинете и на столе руководителя не должно быть ничего лишнего, отвлекающего внимание, затрудняющего целенаправленную работу. Секретарь убирает со стола все материалы, которые не требуются в течение трудового дня для работы Правда, целесообразно помнить, что для интроверта ориентированного вовнутрь, любящего работать в одиночестве важно организовать рабочее место так, чтобы все необходимое было под рукой.

А вот для экстраверта, хотя мы часто об этом забываем, нет необходимости в скрупулезной организованности и порядке на рабочем месте. Интерес к окружающему, потребность в новых впечатлениях, двигательная активность не позволяют ему усидчиво, не отвлекаясь, трудиться, соблюдать строгий порядок на рабочем месте.

Он в нем и не нуждается. Синий цвет способствует размышлениям, не раздражает, снижает давление. Черный цвет настраивает на официальные отношения, угнетает нервную систему. Красный и оранжевый создают ощущение теплоты в помещении.

Предмет, окрашенный в белый цвет, кажется значительно легче черного, имеющего тот же вес. Мелькающий цвет отрицательно влияет не только на зрительную функцию, но и на нервную систему человека, на функцию сердца и сосудов. Люминесцентное освещение лучше для зрения и нервной системы, чем лампы накаливания. Поэтому цветы на подоконники ставить не следует.

Место для цветов — простенки между окнами. Если в кабинете тесно, целесообразна желтая мебель и желтые обои. А потолок лучше покрасить голубым, он будет казаться более высоким. И, наконец, квалифицированный секретарь знает, что при неуравновешенности и слабости нервной системы шефа яркий свет может оказаться помехой в работе.

Люди со слабой нервной системой нуждаются в нормальном освещении без отклонений в ту или иную сторону. Шум не должен превышать 65, максимум 75 децибел. Очевидно, что сохранение нормальных условий для работы руководителя предупреждает его нервные вспышки, помогает сохранять необходимое для работы и нормальных отношений с людьми спокойствие.

Вопросы деловой этики и социальной ответственности должны заботить секретаря в такой же степени, как и вопросы эффективной работы организации. Поведение человека во многом зависит от его темперамента. Основные особенности темперамента — сензитивность, реактивность и активность. Сензитивность — это наименьшая сила внешних воздействий, необходимая для возникновения реакции человека.

Реактивность — сила, с которой люди эмоционально реагируют на внешние и внутренние воздействия. Активность — степень воздействия человека на внешний мир, его способность преодолевать препятствия на пути к достижению цели. Большинство руководителей в нашей стране имеют холерический темперамент сильный, уравновешенный, подвижный, нередко называемый безудержным.

А холерик характеризуется низкой сензитивностью и высокой реактивностью и активностью. Он часто повышает голос, обычно нетерпелив, вспыльчив, страстен, случается, бывает грубым, несдержанным. Лучшее средство успокоить холерика, как и представителя любого темперамента — движение.

Физическая нагрузка ведет к разрядке неприятных чувств. Если позволяют отношения, сложившиеся с шефом, очень хорошо попросить его помочь передвинуть стол, ввернуть якобы перегоревшую лампочку, принести воды из мужского туалета, так как в женском — воду перекрыли.

Одним словом, заставить шефа подвигаться. Можно, предварительно договорившись с близкими начальнику людьми, женой, дочерью, другом и попросив их держать договор в тайне, в случае сильного возбуждения шефа позвонить ему и отвлечь разговором.

Часто психологическими приемами успокоения взволнованного, возбужденного человека являются психологические механизмы дезактивации, смены мизансцены и неадекватного реагирования.

знакомство секретаря с руководителем коллегами

Если программу проведения переговоров, составленную вами, несколько раз просил переделать начальник без указания веских замечаний, попробуйте вставить в неё какое-нибудь нелепое мероприятие, тогда критика начальника сосредоточится на именно на этой её части и изменив её вашу программу утвердят. Когда руководитель повышает голос, разговаривать с ним надо подчеркнуто тихо. Когда начинает говорить быстро — в медленном темпе.

Когда начинает грубить — подчеркнуто вежливо. Если шеф постоянно грозен, делает замечания по поводу и без повода, целесообразно научиться избавляться от упреков, доставляющих Вам беспокойство. Приучите себя избавляться от беспокойства на 2 — 3 секунды, так как избавиться от волнения вообще в такой ситуации обычно не удается. Избавиться от взволнованности, смятения на короткий срок нетрудно, но очень эффективно. Квалифицированный секретарь знает, что он и сам является генератором настроения своего шефа.

От его стиля работы, поведения и внешнего вида во многом зависит самочувствие руководителя. А, значит, необходимо, выходя на работу, особенно тщательно следить за своей одеждой, обувью, прической, макияжем и, в первую очередь, настроением. Неотъемлемые черты квалифицированного секретаря — оптимизм, подтянутость, бодрость. На работе недопустимо иметь печальное лицо или рассказывать о своих неудачах, тяжестях жизни.

Квалифицированный секретарь всегда отличается своей опрятностью, аккуратностью, умением одеваться с учетом традиций организации, в которой работает, и с правилами, которые диктует конкретная деловая ситуация. Важнейшая задача секретаря — быть исполнительным. Помнить, что задачи, поставленные шефом, не обсуждаются, а выполняются.

Не следует доказывать ненужность какого-нибудь документа или несправедливость замечания. Занятый руководитель быстро устает от такого секретаря. И никогда не забывайте, что ему проще заменить секретаря, чем объяснять необходимость каждого своего действия. Как бы ни казалось Вам неправильным, ошибочным требование старшего, нельзя начинать разговор с ним с отказа выполнить распоряжение, решить поставленную задачу.

Следует постепенно в ходе работы подвести руководителя к отрицательному ответу. Но еще лучше, если Вы поможете ему самостоятельно принять правильно решение, тактично убедив, что эту проблему можно решить только в более поздние сроки или ее целесообразно поручить другому лицу и спокойно объясните.

В случае необходимости междугородний телефонный звонок, заплакавшая старушка-проситель извинитесь и возможно спокойнее попросите разрешения отвлечься у шефа.

Не следует спорить с начальником, даже если он ведет себя некорректно. Но через день-два в спокойной обстановке попросите его не допускать несправедливых упреков в свой адрес и неподобающего тона разговора. Но при этом не надо надеяться, что Вас сразу поймут и согласятся с Вашими замечаниями. Хорошо подготовьтесь и очень вежливо приведите убедительные аргументы и доказательства, опираясь на существующие нормы этики. В то же время, чувствуя хотя бы частичную справедливость критики, проявите самокритичность: Слушая критику, сидите прямо, не расслабляясь, но и без напряжения.

Расслабленность, напряжение отрицательно влияют на мозг, мешая внимательно слушать, и еще больше возмущают собеседника, заставляя его думать, что Вы безразлично относитесь к его словам. Прервать возбужденного начальника можно комплиментом. Но лесть при этом недопустима. Отметить можно только то, что действительно характерно для начальника.

Как представить себя коллегам

Можно отметить его помощь: Руководителю-женщине можно сказать об ее безупречном вкусе, о красивой при ческе, платье, украшениях. Отметить, что не только коллеги-женшины, но и мужчины учатся у нее деловитости, отношению к людям. В день рождения отметить, что он выглядит значительно моложе своих лет. Оказание эффективной помощи в рамках служебных полномочий.

знакомство секретаря с руководителем коллегами

Подготовка командировок руководителя Важное место в работе секретаря занимает организация деловых поездок руководителя. В чем же заключаются функции секретаря по подготовке к поездке руководителя и специалистов?

Секретарь подбирает всю необходимую для командировки информацию, в том числе доклады или рефераты для конференции или совещания, справки, договоры и. Секретарь печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, с которыми должен встретиться руководитель или специалист, а также времени, на которое назначены встречи или мероприятия. Копию такой программы секретарь обязательно должен оставить у себя, иначе он не сможет при необходимости оперативно связаться с руководителем.

Предварительная программа готовится секретарем совместно с руководителем и может содержать следующую информацию: Секретарь продумывает подарки и сувениры для принимающей стороны.

Секретарь снабжает руководителя канцелярскими принадлежностями блокноты, ручки, папки и. Перечень документов необходимых руководителю в командировке: Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку.

Для того чтобы ваш руководитель отправился в командировку, недостаточно только устной договоренности или письма-приглашения принимающей стороны, необходимо подготовить приказ о направлении в командировку. После подписания приказ в обязательном порядке регистрируется.

Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в которые заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание, должность руководителя, подписавшего документ.

Командировочное удостоверение является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт ы назначения и время убытия из него.

Командировочное удостоверение оформляется по форме Т, утвержденной постановлением Госкомстата России. В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

При выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте, поэтому удостоверение не выписывается. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. Если отправление вашего руководителя назначено до 24 ч включительно, то днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее — последующие сутки.

Например, поезд отправляется 29 января в 23 ч 50 мин вокзал находится в черте городапервым днем командировки в этом случае будет считаться 29 января.

Если самолет вылетает 30 января в 0 ч 40 мин, а до аэропорта надо добираться 2 ч, то первым днем командировки все равно будет считаться 30 января. Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки. Заполняется командировочное удостоверение в одном экземпляре, подписывается руководителем и направляется сотруднику, ответственному за командировки, который проставляет отметку о выбытии на оборотной стороне и регистрирует удостоверение в специальном журнале учета работников, выбывших в командировки.

В небольшой фирме в качестве ответственного лица за командировки может выступать секретарь. Перед отъездом руководителя в командировку секретарь должна получить максимум информации о своих действиях во время отсутствия руководителя. Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника.

Если на время отсутствия руководитель передает право подписи другому должностному лицу, то необходимо подготовить соответствующий приказ о возложении обязанностей руководителя на период нахождения его в командировке на заместителя руководителя или другое должностное лицо. Секретарь также должна проследить исполнение контролируемых документов, так как при выбытии в командировки работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы.

Женщины более эмоциональны, в то время как у мужчин преобладает рациональное начало. Мужчины быстрее реагируют на изменения, а женщинам требуется больше времени, чтобы сформировать собственное мнение относительно новой ситуации.

Женщины более внимательны к мелочам. Чтобы избежать этических конфликтов, необходимо учитывать эти особенности. Женщина вправе воспользоваться помощью мужчины, если требуется физическая работа: При знакомстве сначала представляют женщину, потом — мужчину. При рукопожатии женщина первая протягивает руку. В служебном транспорте принято сажать женщину на более почетное место. Мужчина уступает женщине дорогу.

знакомство секретаря с руководителем коллегами